Công nợ khách hàng là khoản tiền khách mua hàng nhưng chưa thanh toán đủ cho doanh nghiệp
Hệ thống sẽ theo dõi:
- Khách đang nợ bao nhiêu
- Biết nợ phát sinh từ đơn hàng nào
- Ghi nhận quá trình khách trả nợ cho đến khi tất toán
Công nợ khách hàng tự động phát sinh khi:
- Nhân viên tạo đơn hàng
- Khách hàng thanh toán thiếu so với tổng tiền đơn hàng
- Cách hệ thống tính: Công nợ khách hàng = Tổng tiền đơn hàng - Tổng tiền đã thu
- Ví dụ:
- Tổng tiền đơn hàng: 1.200.000
- Khách thanh toán: 200.000 → Công nợ khách hàng: 1.000.000
- Thông tin của khách hàng phát sinh công nợ: Lê Văn Tú
Sau khi đơn hàng hoàn tất:
- Hệ thống tự động ghi nhận 1 dòng công nợ phải thu của khách
- Công nợ được gắn trực tiếp với đơn hàng phát sinh
Thao tác thu nợ của khách hàng
- Ở thanh menu trên cùng chọn Tài chính → chọn Công nợ khách hàng
- Màn hình Danh sách công nợ khách hàng sẽ hiển thị, màn hình này dùng để:
- Theo dõi toàn bộ khách hàng có công nợ
- Biết khách nào còn đang nợ, số tiền còn nợ, có khoản trả nợ nào đang chờ duyệt hay không
- Danh sách công nợ của khách hàng hiển thị các cột thông tin sau: ①
- Khách hàng: Tên khách hàng
- Điện thoại: Số điện thoại của khách hàng
- Chờ duyệt: Số tiền thu nợ chờ duyệt của khách
- Nợ: Tổng số tiền khách đang còn nợ
- Hành động: Xem chi tiết công nợ của khách hàng
Người dùng có thể lọc khách hàng bằng cách nhập: ②
- Tên khách hàng
- Số điện thoại của khách hàng
Để thực hiện thu nợ của khách hàng, người dùng chọn biểu tượng 👁️ để xem chi tiết công nợ của từng khách hàng và thực hiện thu nợ
Ở màn hình chi tiết công nợ của khách hàng sẽ hiển thị các thông tin như:
- Ngày: Ngày phát sinh công nợ hoặc thu nợ
- Mã đơn hàng: Đơn hàng phát sinh công nợ (Click vào mã đơn hàng để xem chi tiết đơn)
- Biến động: Số tiền tăng hoặc giảm của công nợ
- Nợ: Số dư công nợ sau biến động
- Ghi chú: Thông tin bổ sung nếu có
- Phân bổ: Chia số tiền khách hàng trả vào từng đơn hàng còn nợ
Người dùng nhấn + Thu nợ ở góc phải màn hình
Hệ thống mở popup Nhập số tiền thu nợ để người dùng nhập
- Ngày chứng từ: Chọn ngày phát sinh chứng từ ①
- Tổng dư công nợ: Số tiền nợ của khách ②
- Tổng số tiền thu: Nhập số tiền khách muốn trả ③
- Danh sách chứng từ còn nợ: Hiển thị các chứng từ công nợ chưa thanh toán hết của khách hàng để người dùng phân bổ số tiền thu nợ ④
- Sau khi nhập số tiền khách muốn trả, người nhấn Lưu để xác nhận số tiền thu nợ ⑤
Sau khi bấm Lưu hệ thống tạo dòng thu nợ ở trạng thái Chờ duyệt, lúc này công nợ của khách chưa trừ
Khi thu nợ chưa được duyệt:
- Công nợ khách hàng không giảm
- Chỉ ghi nhận là khoản thu nợ tạm
- Trạng thái hiển thị là Chờ duyệt
- Chưa sinh Phiếu thu
- Người dùng có thể xóa giao dịch thu nợ hoặc tạo lại giao dịch khác nếu cần
Khi nhấn nút Duyệt thu nợ
Hệ thống hiển thị popup Duyệt thu nợ, gồm các thông tin sau:
- Số tiền cần duyệt
- Phương thức thanh toán (Tiền mặt / Chuyển khoản)
- Ghi chú (Không bắt buộc)
- Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhấn Duyệt
Khi duyệt thu nợ thành công, hệ thống sẽ:
- Cập nhật giảm công nợ khách hàng
- Sinh phiếu thu
- Trạng thái hiển thị Đã duyệt
- Không thể chỉnh sửa hoặc xóa thu nợ
