Ăn uống, giải trí

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - CÔNG NỢ

7 phần · 23 bộ tài liệu

I. Giới thiệu chung

Công nợ là các khoản tiền chưa thanh toán ngay, phát sinh trong quá trình bán hàng - nhập hàng - giao hàng

Quản lý công nợ giúp doanh nghiệp:

Theo dõi ai đang nợ mình (khách hàng, đơn vị vận chuyển)
Theo dõi mình đang nợ ai (nhà cung cấp)
Biết chính xác:
- Nợ phát sinh từ đơn hàng nào / phiếu nhập nào
- Đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu
Trả nợ đúng đối tượng - đúng số tiền - truy vết rõ ràng
Lưu ý: Công nợ không dùng để thu / chi tiền trực tiếp, mà chỉ quản lý nghĩa vụ thanh toán. Khi trả nợ xong, hệ thống sẽ tự sinh Phiếu thu hoặc Phiếu chi tương ứng

II. Khi nào hệ thống phát sinh công nợ

Người dùng không tạo công nợ thủ công

Công nợ tự động phát sinh từ các nghiệp vụ sau:

1. Công nợ khách hàng

Công nợ khách hàng là khoản tiền khách mua hàng nhưng chưa thanh toán đủ cho doanh nghiệp
Hệ thống sẽ theo dõi:

Khách đang nợ bao nhiêu
Biết nợ phát sinh từ đơn hàng nào
Ghi nhận quá trình khách trả nợ cho đến khi tất toán

Công nợ khách hàng tự động phát sinh khi:

Nhân viên tạo đơn hàng
Khách hàng thanh toán thiếu so với tổng tiền đơn hàng
Cách hệ thống tính: Công nợ khách hàng = Tổng tiền đơn hàng - Tổng tiền đã thu
Ví dụ:
- Tổng tiền đơn hàng: 1.200.000
- Khách thanh toán: 200.000 → Công nợ khách hàng: 1.000.000
- Thông tin của khách hàng phát sinh công nợ: Lê Văn Tú

Sau khi đơn hàng hoàn tất:
- Hệ thống tự động ghi nhận 1 dòng công nợ phải thu của khách
- Công nợ được gắn trực tiếp với đơn hàng phát sinh

Thao tác thu nợ của khách hàng

Ở thanh menu trên cùng chọn Tài chính → chọn Công nợ khách hàng

Màn hình Danh sách công nợ khách hàng sẽ hiển thị, màn hình này dùng để:
- Theo dõi toàn bộ khách hàng có công nợ
- Biết khách nào còn đang nợ, số tiền còn nợ, có khoản trả nợ nào đang chờ duyệt hay không
Danh sách công nợ của khách hàng hiển thị các cột thông tin sau: ①
- Khách hàng: Tên khách hàng
- Điện thoại: Số điện thoại của khách hàng
- Chờ duyệt: Số tiền thu nợ chờ duyệt của khách
- Nợ: Tổng số tiền khách đang còn nợ
- Hành động: Xem chi tiết công nợ của khách hàng
Người dùng có thể lọc khách hàng bằng cách nhập: ②
- Tên khách hàng
- Số điện thoại của khách hàng

Để thực hiện thu nợ của khách hàng, người dùng chọn biểu tượng 👁️ để xem chi tiết công nợ của từng khách hàng và thực hiện thu nợ

Ở màn hình chi tiết công nợ của khách hàng sẽ hiển thị các thông tin như:
- Ngày: Ngày phát sinh công nợ hoặc thu nợ
- Mã đơn hàng: Đơn hàng phát sinh công nợ (Click vào mã đơn hàng để xem chi tiết đơn)
- Biến động: Số tiền tăng hoặc giảm của công nợ
- Nợ: Số dư công nợ sau biến động
- Ghi chú: Thông tin bổ sung nếu có
- Phân bổ: Chia số tiền khách hàng trả vào từng đơn hàng còn nợ

Người dùng nhấn + Thu nợ ở góc phải màn hình

Hệ thống mở popup Nhập số tiền thu nợ để người dùng nhập
- Ngày chứng từ: Chọn ngày phát sinh chứng từ ①
- Tổng dư công nợ: Số tiền nợ của khách ②
- Tổng số tiền thu: Nhập số tiền khách muốn trả ③
- Danh sách chứng từ còn nợ: Hiển thị các chứng từ công nợ chưa thanh toán hết của khách hàng để người dùng phân bổ số tiền thu nợ ④
Sau khi nhập số tiền khách muốn trả, người nhấn Lưu để xác nhận số tiền thu nợ ⑤

Sau khi bấm Lưu hệ thống tạo dòng thu nợ ở trạng thái Chờ duyệt, lúc này công nợ của khách chưa trừ
Khi thu nợ chưa được duyệt:
- Công nợ khách hàng không giảm
- Chỉ ghi nhận là khoản thu nợ tạm
- Trạng thái hiển thị là Chờ duyệt
- Chưa sinh Phiếu thu
- Người dùng có thể xóa giao dịch thu nợ hoặc tạo lại giao dịch khác nếu cần

Khi nhấn nút Duyệt thu nợ

Hệ thống hiển thị popup Duyệt thu nợ, gồm các thông tin sau:
- Số tiền cần duyệt
- Phương thức thanh toán (Tiền mặt / Chuyển khoản)
- Ghi chú (Không bắt buộc)

Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhấn Duyệt

Khi duyệt thu nợ thành công, hệ thống sẽ:
- Cập nhật giảm công nợ khách hàng
- Sinh phiếu thu
- Trạng thái hiển thị Đã duyệt
- Không thể chỉnh sửa hoặc xóa thu nợ

2. Công nợ nhà cung cấp

Công nợ nhà cung cấp là khoản tiền doanh nghiệp chưa thanh toán đủ cho nhà cung cấp sau khi nhập hàng

Công nợ nhà cung cấp phát sinh khi:

Tạo phiếu nhập kho
Doanh nghiệp chưa thanh toán hoặc thanh toán thiếu

Công thức tính của hệ thống: Công nợ NCC = Tổng tiền nhập - Số tiền đã thanh toán

Ví dụ:
- Tổng tiền phiếu nhập kho: 8.000.000
- Doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp: 3.000.000 → Công nợ nhà cung cấp: 5.000.000

Sau khi phiếu nhập kho hoàn tất:
- Hệ thống tự động tạo công nợ nhà cung cấp
- Công nợ được được gắn với phiếu nhập kho tương ứng

Thao tác trả nợ nhà cung cấp

Vào thanh menu trên cùng chọn Tài chính → chọn Công nợ nhà cung cấp

Hệ thống hiển thị màn hình Danh sách công nợ nhà cung cấp, màn hình này dùng để:
- Theo dõi doanh nghiệp đang còn nợ nhà cung cấp nào
- Số tiền còn nợ bao nhiêu
- Danh sách công nợ nhà cung cấp hiển thị các thông tin sau: ①
  - Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp
  - Điện thoại: Số điện thoại liên hệ
  - Chờ duyệt: Tổng số tiền trả nợ đã tạo nhưng chưa duyệt
  - Nợ: Tổng số tiền công nợ nhà cung cấp hiện tại
  - Hành động: Nhấn biểu tượng 👁 để xem chi tiết công nợ
- Người dùng có thể lọc nhà cung cấp bằng cách nhập: ②
  - Tên nhà cung cấp
  - Số điện thoại của nhà cung cấp

Để thực hiện trả nợ cho nhà cung cấp, nhấn chọn biểu tượng 👁️ để xem chi tiết công nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp và thực hiện trả nợ

Màn hình chi tiết công nợ sẽ hiển thị các thông tin như:
- Ngày: Thời điểm phát sinh công nợ hoặc trả nợ
- Biến động: Số tiền tăng / giảm công nợ
- Nợ: Số dư công nợ sau biến động
- Ghi chú: Thông tin bổ sung (Nếu có)
- Phân bổ: Chia số tiền trả nợ vào từng công nợ nhà cung cấp

Nhấn + Trả nợ để thực hiện trả nợ cho nhà cung cấp

Màn hình sẽ hiển thị popup Nhập số tiền trả nợ, để người dùng nhập
- Ngày chứng từ: Chọn ngày phát sinh chứng từ ①
- Tổng dư công nợ: Số tiền nợ nhà cung cấp ②
- Tổng số tiền thu: Nhập số muốn trả cho nhà cung cấp ③
- Danh sách chứng từ còn nợ: Hiển thị các chứng từ công nợ chưa thanh toán cho nhà cung cấp ④
Sau khi nhập số tiền muốn trả cho nhà cung cấp, nhấn Lưu để xác nhận số tiền trả nợ ⑤

Khi bấm Lưu hệ thống sẽ tạo dòng trả nợ ở trạng thái Chờ duyệt, lúc này việc trả nợ cho nhà cung cấp chưa hoàn tất
Khi trả nợ chưa được duyệt:
- Chưa chi tiền trả nợ
- Công nợ nhà cung cấp không giảm
- Không sinh phiếu chi
- Có thể chỉnh sửa và xóa giao dịch trả nợ

Khi người dùng Duyệt thu nợ

Hệ thống hiển thị popup Hoàn tất trả nợ gồm các thông tin sau:
- Số tiền cần duyệt
- Phương thức thanh toán (Tiền mặt / Chuyển khoản)
- Ghi chú (Không bắt buộc)

Khi duyệt trả nợ thành công, hệ thống sẽ:
- Cập nhật giảm công nợ nhà cung cấp
- Sinh phiếu chi
- Trạng thái hiển thị Đã duyệt
- Không thể chỉnh sửa hoặc xóa thu nợ

III. Phân bổ công nợ

Cấu hình Phân bổ công nợ là chia số tiền thanh toán vào từng chứng từ phát sinh nợ (đơn hàng, phiếu nhập kho,...)
Mục đích phân bổ:

Xác định rõ tiền đã thanh toán cho chứng từ naò
Dễ đối chiếu, kiểm tra công nợ sau này

Phân bổ công nợ xảy ra khi:

Khách hàng trả nợ
Doanh nghiệp trả nợ nhà cung cấp
Đối soát tiền với đơn vị vận chuyển

Để cấu hình phân bổ công nợ, người dùng vào menu Hệ thống → chọn Cấu hình chung

Ở mục Cấu hình công nợ hệ thống hỗ trợ 2 hình thức phân bổ công nợ:

Tự động
Thủ công

1. Phân bổ tự động

Khi chọn cấu hình phân bổ Tự động, hệ thống sẽ:

Tự động phân bổ số tiền thanh toán
Người dùng không cần phải chỉnh tay từng chứng từ

Nguyên tắc phân bổ:

Hệ thống lấy danh sách các chứng từ còn nợ
Sắp xếp theo:
- Ngày phát sinh công nợ (cũ → mới)
- Mã chứng từ
Thực hiện phân bổ theo nguyên tắc: Nợ phát sinh trước được phân bổ trước
Ví dụ 1: Phân bổ công nợ khách hàng
- Khách hàng: Lê Văn Tài còn nợ 2.256.372
- Khách thanh toán 1.000.000
- Hệ thống sẽ tự phân bổ số tiền khách trả nợ từ đơn cũ → mới

Ví dụ 2: Phân bổ công nợ nhà cung cấp
- Doanh nghiệp nợ nhà cung cấp Công ty sữa Beemart: 5.476.419
- Trả nợ cho nhà cung cấp: 3.000.000
- Hệ thống sẽ tự phân bổ số tiền doanh nghiệp trả nợ cho nhà cung cấp từ đơn cũ → mới, tương tự như phân bổ công nợ cho khách hàng

2. Phân bổ thủ công

Khi chọn cấu hình phân bổ Thủ công, hệ thống sẽ:

Cho phép người dùng nhập số tiền phân bổ cho từng chứng từ

Điều kiện bắt buộc:

Tổng tiền phân bổ = Tổng tiền trả nợ
Số tiền phân bổ cho mỗi chứng từ ≤ số tiền còn nợ của chứng từ đó
Ví dụ 1: Phân bổ thủ công Công nợ khách hàng
- Khách hàng: Lê Văn Tám còn nợ 1.020.329
- Khách thanh toán: 500.000

Ví dụ 2: Phân bổ thủ công Công nợ nhà cung cấp
- Doanh nghiệp nợ nhà cung cấp NPP mắt kính Điện Biên Phủ: 4.350.000
- Trả nợ cho nhà cung cấp: 1.350.000