HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Chức năng Thu – Chi dùng để ghi nhận các khoản tiền thực tế đã thu vào hoặc chi ra trong quá trình kinh doanh

• Chức năng này giúp bạn: 
  • Theo dõi dòng tiền mặt và tiền ngân hàng hiện có
  • Biết đã thu - đã chi những khoản nào
  • Đối soát dòng tiền theo ngày, ca, chi nhánh
  • Phục vụ báo cáo thu - chi, sổ quỹ, sổ ngân hàng

Lưu ý: 

• Bán hàng, kho và công nợ chỉ phản ánh nghiệp vụ
• Thu - Chi mới là nơi ghi nhận tiền thực tế vào / ra
• Không thực hiện hạch toán kế toán tại phiếu
• Hạch toán được thực hiện tại chứng từ gốc

Nhân viên bán hàng / Thu ngân: Thu tiền bán hàng, hệ thống tự động sinh phiếu thu khi thanh toán

Kế toán: Tạo và xử lý đề nghị chi, hoàn tất thu tiền, chi tiền, theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp

Quản lý: Xem toàn bộ phiếu thu – phiếu chi theo chi nhánh, kiểm tra dòng tiền, đối soát thu – chi, xem báo cáo thu – chi, sổ quỹ, phân quyền người dùng liên quan đến Thu – Chi.

Lưu ý:

• Nhân viên không có quyền Thu - Chi sẽ:
  • Không xem được phiếu thu /chi
  • Không tạo hoặc duyệt đề nghị chi
• Việc phân quyền không phù hợp có thể dẫn đến:
  • Sai lệch dòng tiền
  • Rủi ro gian lận nội bộ

• Hệ thống tự động sinh phiếu khi phát sinh từ các nghiệp vụ 
• Ghi nhận 1 lần tiền vào hoặc tiền ra
• Không có trạng thái nháp
• Không thể xóa hoặc chỉnh sửa 

• Dùng để gom nhiều khoản chi
• Có trạng thái: 
  • Nháp: Chưa ghi nhận tiền
  • Hoàn tất: Sinh phiếu chi và không được phép xóa, chỉnh sửa 

Phiếu thu dùng để ghi nhận tiền thực tế đã vào doanh nghiệp

Trong hệ thống, Phiếu thu được sinh tự động, người dùng không thao tác tạo phiếu thu

• Hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu khi phát sinh các nghiệp vụ sau:
  • Khách hàng thanh toán đơn bán hàng
  • Khách hàng thanh toán công nợ
  • Đơn giao hàng được xác nhận đã thu tiền
• Khi Phiếu thu được sinh:

 Bước 1: Từ thanh menu trên cùng, chọn Tài chính → Phiếu thu

Bước 2: Màn hình Danh sách phiếu thu hiển thị 

Người dùng có thể lọc phiếu thu theo: ①

• Số phiếu
• Từ ngày / Đến ngày
• Loại thu
• Chi nhánh

Danh sách phiếu thu hiển thị toàn bộ các phiếu thu đã phát sinh trong hệ thống với các cột nội dung sau: ②

• Ngày: Ngày phát sinh phiếu thu
• Số phiếu: Mã phiếu thu do hệ thống sinh tự động
• Loại thu: Loại nghiệp vụ phát sinh (Ví dụ: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Người nộp tiền: Khách hàng hoặc đối tượng nộp tiền
• Diễn giải: Nội dung thu tiền
• Chi nhánh: Chi nhánh phát sinh thu
• Chứng từ gốc: Mã đơn hàng / Chứng từ làm phát sinh phiếu thu
• Số tiền: Tổng tiền thực thu
• Hình thức: Tiền mặt hoặc chuyển khoản
• Hành động: Nhấn biểu tượng “🖨️” để in và xem phiếu thu

Thu ngoài bán hàng được dùng khi ghi nhận các khoản thu không phát sinh từ bán hàng, ví dụ:

• Thu hoàn tạm ứng nhân viên
• Thu lãi tiền gửi
• Thu bồi thường
• Thu thanh lý
• Thu khác

  

Bước 1. Từ thanh menu trên cùng chọn Tài chính → Thu ngoài bán hàng 
Bước 2: Nhấn + Tạo chứng từ thu

• Popup Thu ngoài bán hàng sẽ hiển thị trên màn hình, người dùng tiến hành nhập:
  • Mã: Có thể để trống hệ thống sẽ tự động sinh mã ①
  • Ngày chứng từ: Chọn ngày phát sinh chứng từ thu ②
  • Chi nhánh: Chọn chi nhánh phát sinh thu ③

• Khoản mục thu: Người dùng có thể tạo nhiều khoản thu trong một chứng từ 
  • Nhấn biểu tượng + để thêm khoản thu 

• Mỗi khoản thu gồm:
  • Khoản thu: Chọn Loại khoản thu ①
  • Số tiền: Nhập số tiền thu ②
  • Ghi chú: Nhập nội dung thu (nếu có) ③

Bước 3: Lưu chứng từ thu

• Sau khi nhập thông tin:
  • Nhấn Lưu để tạo chứng từ thu
  • Nhấn Đóng để hủy thao tác 

• Sau khi lưu: 
  • Chứng từ được lưu ở trạng thái Nháp, lúc này người dùng có thể:
    • Xem chi tiết (biểu tượng 👁) 
    • Hoàn tất chứng từ (biểu tượng ✔)
    • Xóa chứng từ (biểu tượng 🗑) 
  • Chứng từ ở trạng thái nháp:
    • Chưa ghi nhận dòng tiền
    • Có thể chỉnh sửa nội dung
    • Có thể xóa chứng từ

 

• Khi chứng từ ở trạng thái Đã hoàn tất, người dùng chỉ có thể
  • Xem chi tiết chứng từ
  • Đã ghi nhận dòng tiền
  • Hệ thống sinh phiếu thu
  • Không thể chỉnh sửa hoặc xóa 

Lưu ý: 

• Có thể thêm nhiều khoản thu trong một chứng từ
• Phải có ít nhất một khoản thu
• Tổng tiền phải > 0
• Sau khi hoàn tất chứng từ sẽ không chỉnh sửa được

Phiếu chi dùng để ghi nhận tiền thực tế đã chi ra khỏi doanh nghiệp

Trong hệ thống, Phiếu chi được sinh tự dộng dựa trên các nghiệp vụ phát sinh, người dùng không tạo Phiếu chi thủ công

• Hệ thống sẽ tự động tạo Phiếu chi khi: 
  • Thanh toán tiền mua hàng / nhập kho
  • Trả nợ nhà cung cấp
  • Hoàn tiền cho khách hàng
• Khi Phiếu chi được sinh: 
  • Tiền sẽ được trừ khỏi quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng
  • Công nợ nhà cung cấp (nếu có) được cập nhật
  • Phiếu chi ở trạng thái Đã hoàn tất và không thể chỉnh sửa

 Bước 1: Từ thanh menu trên cùng, chọn Tài chính → Phiếu chi

Bước 2: Màn hình Danh sách phiếu chi hiển thị:  

Người dùng có thể lọc phiếu chi theo: ①

• Số phiếu
• Từ ngày / Đến ngày
• Loại thu
• Chi nhánh

Danh sách phiếu chi hiển thị toàn bộ các phiếu chi đã phát sinh trong hệ thống với các cột nội dung sau: ②

• Ngày: Ngày phát sinh phiếu chi
• Số phiếu: Mã phiếu chi do hệ thống sinh tự động
• Loại chi: Loại nghiệp vụ phát sinh (Ví dụ: Phải trả người bán, ghi nhận thu / chi tiền mặt)
• Người nhận tiền: Cá nhân hoặc nhà cung cấp nhận tiền
• Diễn giải: Nội dung chi tiền
• Chi nhánh: Chi nhánh phát sinh chi
• Chứng từ gốc: Mã chứng từ liên quan
• Số tiền: Tổng tiền đã chi
• Hình thức: Tiền mặt hoặc chuyển khoản
• Hành động: Nhấn biểu tượng “🖨️” để in và xem phiếu chi

Bạn dùng Đề nghị chi khi chi tiền một lần cho nhiều khoản chi khác nhau

• Ví dụ: 
  • Chi lương + BHXH = BHYT
  • Chi điện + Nước + Internet

• Một đề nghị chi có thể bao gồm nhiều khoản chi 
• Mỗi khoản chi có loại chi riêng
• Mỗi khoản chi được gắn với tài khoản kế toán tương ứng
• Có thể tham chiếu đến chứng từ nghiệp (Nhập kho, Xuất kho, Sản xuất)
• Khi hoàn tất, hệ thống sinh 1 phiếu chi với tổng tiền chi
• Không ghi nhận dòng tiền ở trạng thái Nháp
• Khi hoàn tất sẽ ghi nhận dòng tiền và không chỉnh sửa được nửa

 Bước 1: Từ thanh menu trên cùng, chọn Tài chính → Đề nghị chi

Lọc đề nghị chi theo: ①

• Từ ngày / Đến ngày
• Mã
• Trạng thái
• Chi nhánh

Hệ thống hiển thị Danh sách đề nghị chi với các thông tin chính như: ②

• Mã: Mã phiếu đề nghị chi
• Ngày tạo: Ngày tạo đề nghị
• Tổng tiền: Tổng số tiền đề nghị chi
• Chi nhánh: Chi nhánh phát sinh đề nghị
• Trạng thái: Chờ duyệt / Đã duyệt 
• Hành động: 
  • Nhấn biểu tượng “👁” để xem chi tiết đề nghị chi
  • Nhấn biểu tượng “✓” để duyệt phiếu đề nghị chi
  • Nhấn biểu tượng “🗑” để xóa phiếu đề nghị chi

Bước 2: Tạo đề nghị chi

Nhấn + Đề nghị chi trên màn hình danh sách đề nghị chi

 

Bước 3: Khi nhấn + Đề nghị chi hệ thống hiển thị popup “Đề nghị chi”, người dùng tiến hành nhập các thông tin sau:

• Mã: Có thể để trống, hệ thống sẽ tự động sinh mã khi lưu ①
• Ngày chứng từ: Chọn ngày phát sinh chứng từ ② 
• Chi nhánh: Chọn chi nhánh phát sinh đề nghị chi. ③
• Khoản chi: Chọn loại chi phí ④
• Loại tham chiếu: Tham chiếu tới phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu sản xuất ⑤
• Mã tham chiếu: Mã tham chiếu tới chứng từ liên quan ⑥
• Số tiền: Tổng tiền chi ⑦
• Ghi chú: Nhập ghi chú (Nếu có) ⑧

Bước 4: Nhấn “Lưu” để tạo đề nghị chi với trạng thái chờ duyệt. ⑨