HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ SẢN XUẤT - CHẾ BIẾN & CÔNG THỨC - ĐỊNH LƯỢNG

Tính năng Công thức - Định lượng dùng để khai báo:

• Muốn tạo ra 1 hoặc nhiều sản phẩm
• Cần dùng những nguyên vật liệu nào
• Với số lượng bao nhiêu

 

Hệ thống sẽ dựa vào công thức này để:

• Trừ kho nguyên vật liệu
• Cộng kho thành phẩm / bán thành phẩm
• Sinh nghiệp vụ Sản xuất - Chế biến
• Tính giá vốn chính xác

Hệ thống hỗ trợ 2 loại công thức, dùng cho 2 mục đích khác nhau

Áp dụng khi:

• Bán món cần chế biến ngay
• Sản phẩm không lưu kho
• Bán hàng là chế biến ngay
   

Đặc điểm:

• 1 công thức → 1 sản phẩm đầu ra
• Áp dụng tự động khi bán
• không chọn thủ công khi bán

 

Tạo công thức định lượng theo sản phẩm 

 

Ở menu Hàng hóa → chọn Công thức - Định lượng

Màn hình sẽ hiển thị danh sách các công thức định lượng đã tạo trong hệ thống với các cột thông tin như:

• Công thức: Tên công thức 
• Nguyên liệu: Danh sách nguyên vật liệu chính trong công thức
• Loại: Loại công thức (Định lượng)
• Trạng thái: Đang hoạt động / Không hoạt động 
• Hành động: Xem chi tiết và xóa công thức

 

Người dùng có thể lọc công thức bằng cách nhập:

• Tên: Nhập tên công thức để tìm kiếm nhanh
• Loại công thức: Lọc theo loại công thức
• Trạng thái: Lọc công thức theo trạng thái Đang hoạt động / Không hoạt động

 

Để thêm Công thức - Định lượng mới, người dùng nhấn +Thêm công thức sản xuất ở góc phải màn hình để thêm mới

 

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thêm công thức sản xuất, người dùng sẽ chọn loại công thức là Định lượng sản phẩm

 

Trường Thành phẩm dùng để chọn sản phẩm đầu ra của công thức

• Người dùng nhấn Chọn sản phẩm  

 

Popup Chọn sản phẩm sẽ hiển thị, người dùng có tìm sản phẩm theo tên hoặc lọc theo nhóm và loại sản phẩm 

 

• Sau khi chọn thành phẩm, hệ thống hiển thị các thông tin sau: 
  • Tên sản phẩm
  • Mã sản phẩm
  • Đơn vị tính: Mỗi đơn vị tính của cùng 1 sản phẩm chỉ có 1 công thức định lượng đang hoạt động
    • Ví dụ: Soup gà 
      • Đơn vị thố có 1 công thức riêng
      • Đơn vị tô có thể có công thức khác 

• Công tắc: Hoạt động / Không hoạt động
  • Hoạt động: công thức sẽ được hệ thống áp dụng
  • Không hoạt động: công thức chỉ lưu, chưa sử dụng

• Nút Đổi thành phẩm: dùng khi chọn nhầm sản phẩm, muốn áp dụng công thức cho sản phẩm khác 

 

Trường Danh sách nguyên liệu dùng để khai báo nguyên vật liệu tiêu hao khi thực hiện công thức 

• Nhấn chọn + Thêm nguyên liệu 

 

• Popup Chọn sản phẩm sẽ hiển thị, người dùng có tìm sản phẩm theo tên hoặc lọc theo nhóm và loại sản phẩm 

 

• Sau khi chọn nguyên vật liệu, hệ thống hiển thị các thông tin sau: 
  • Mã: Mã nguyên liệu trong hệ thống
  • Tên nguyên liệu: Tên NVL đã chọn
  • Đơn vị tính: Đơn vị tiêu hao của nguyên liệu
  • Số lượng: Định lượng tiêu hao cho 1 đơn vị thành phẩm
    • Người dùng nhập nguyên liệu tiêu hao cho 1 đơn vị thành phẩm 
    • Ví dụ: Thành phẩm Soup gà - đơn vị thố có định lượng:
      • Gà ta: 1 con
      • Nấm: 150gram
  • Hành động: Dùng để xóa nguyên liệu khỏi công thức

 

• Sau khi thêm nguyên vật liệu và kiểm tra xong, người dùng nhấn + Thêm công thức 

 

• Hệ thống lưu công thức với trạng thái Không hoạt động (chưa áp dụng)

 

Để công thức được áp dụng khi bán hàng, người dùng cần bật công tắc Hoạt động để kích hoạt cho công thức vừa tạo

 

Sau khi bật hoạt động công thức

• Nếu đã có công thức khác cùng sản phẩm và đơn vị tính đang hoạt động → công thức cũ tự động ngừng hoạt động 
• Công thức mới trở thành đang hoạt động 

 

• Lưu ý: 

• Mối sản phẩm và đơn vị tính chỉ có 1 công thức đang hoạt động
• Công thức đã phát sinh bán hàng / sản xuất → không chỉnh sửa định lượng
• Muốn thay đổi định lượng → tạo công thức mới & kích hoạt lại
• Định lượng nhập là cho 1 đơn vị thành phẩm, không phải cho cả mẻ

 

Ngoài việc tạo công thức tại menu Công thức - Định lượng, người dùng còn có thể tạo công thức định lượng trực tiếp trong chi tiết của từng sản phẩm

Cách này phù hợp khi: 

• Đang cấu hình một sản phẩm cụ thể
• Muốn tạo nhanh công thức cho sản phẩm đó
• Không cần quay lại danh sách công thức tổng 

Người dùng vào menu Hàng hóa → chọn Sản phẩm

 

Danh sách sản phẩm sẽ hiển thị trên màn hình, người dùng chọn sản phẩm muốn tạo công thức và nhấn vào xem chi tiết sản phẩm

 

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết sản phẩm, người dùng chọn tab Định lượng để thêm Công thức - Định lượng

 

Ở màn hình tab Định lượng nhấn +Thêm định lượng mới

 

Popup Thêm định lượng mới sẽ hiển thị, người dùng thực hiện khai báo nguyên vật liệu và định lượng tương tự như các bước đã hướng dẫn ở phần trên. ①

Sau khi đã khai báo nguyên vật liệu xong, người dùng nhấn Tạo định lượng để tạo và thêm mới công thức cho sản phẩm ②

Dùng khi:

• Sản xuất / sơ chế theo mẻ
• Từ một hoặc nhiều nguyên vật liệu đầu vào
• Tạo ra một hoặc nhiều sản phẩm đầu ra
• Thành phẩm được nhập kho để sử dụng hoặc bán sau 
• Công thức này không tự động áp dụng khi bán hàng, mà được người dùng chủ động chọn khi tạo phiếu sản xuất 

 

Áp dụng khi:

• Nấu nước dùng, nước sốt, topping theo mẻ
• Sơ chế nguyên liệu
• Sản xuất bán thành phẩm để lưu kho
• Mỗi lần sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm đầu ra 
  • Ví dụ:
    • Nấu 1 mẻ nước lèo → ra nhiều lít nước dùng
    • Luộc 1 con gà → ra đùi gà, cánh gà, gà xé

Người dùng vẫn đang ở trang danh sách Công thức - Định lượng, nhấn chọn +Thêm công thức sản xuất, ở màn hình thêm công thức định lượng người dùng chọn loại công thức là Sản xuất theo mẻ, người dùng tiến hành nhập các trường thông tin sau:

 

Trường Tên công thức: Nhập tên để nhận biết mục đích sản xuất, tên công thức sẽ hiển thị khi chọn công thức lúc tạo phiếu sản xuất

 

Trường Danh sách thành phẩm: Dùng để khai báo sản phẩm đầu ra của 1 mẻ 

• Người dùng nhấn +Thêm thành phẩm

 

• Popup Chọn sản phẩm sẽ hiển thị. Người dùng có thể tìm kiếm sản phẩm theo tên hoặc lọc theo nhóm sản phẩm và loại sản phẩm, thao tác tương tự như bước Chọn sản phẩm trong phần Công thức theo sản phẩm. 

 

Nút Trạng thái Hoạt động / Không hoạt động

• Công thức mới tạo mặc định ở trạng thái Không hoạt động 
• Chỉ khi bật Hoạt động thì công thức mới được phép chọn khi tạo phiếu sản xuất

 

Trường Danh sách nguyên liệu: Dùng để khai báo nguyên vật liệu tiêu hao cho 1 mẻ 

• Người dùng nhấn +Thêm nguyên liệu để thực hiện khai báo nguyên vật liệu 

 

• Popup Chọn sản phẩm sẽ hiển thị. Người dùng có thể tìm kiếm sản phẩm theo tên hoặc lọc theo nhóm sản phẩm và loại sản phẩm, thao tác tương tự như bước Chọn sản phẩm trong phần Công thức theo sản phẩm.

Sau khi đã khai báo thành phẩm và nguyên vật liệu sản xuất theo mẻ xong, người dùng nhấn + Thêm công thức, để thêm công thức vào hệ thống

 

Sau khi lưu công thức, hệ thống sẽ xử lý như sau:

• Công thức được tạo thành công vào lưu vào hệ thống
• Trạng thái công thức mặc định là Không hoạt động nếu người dùng chưa bật hoạt động
• Công thức chưa được áp dụng cho bán hàng hoặc sản xuất
• Không phát sinh nghiệp vụ kho, sản xuất hoặc giá vốn tại thời điểm

Tính năng Sản xuất - Chế biến dùng để ghi nhận việc:

• Tạo ra thành phẩm hoặc bán thành phẩm từ nguyên vật liệu đã khai báo trong công thức định lượng 

 

Hệ thống sẽ tự động:

• Sinh phiếu sản xuất
• Sinh phiếu xuất kho nguyên vật liệu
• Sinh phiếu nhập kho thành phẩm (nếu có quản lý tồn)
• Cập nhật tồn kho khi hoàn thành sản xuất
• Ghi nhận lịch sử sản xuất

Hệ thống hỗ trợ 2 hình thức sản xuất, dùng chung dữ liệu công thức: 

• Sản xuất tự động (từ bán hàng)
• Sản xuất thủ công

Xảy ra khi:

• Bán sản phẩm có công thức định lượng
• Sản phẩm không lưu kho
• Nhân viên thực hiện In chế biến 

 

Hệ thống sẽ xử lý:

• Tự động tạo Phiếu sản xuất
• Tự động:
  • Sinh phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo công thức
  • Nhập kho thành phẩm (nếu có quản lý tồn)

 

• Ví dụ: Công thức 1 thố sườn non nấu pate gồm có: sườn non, pate, cà rốt, củ cải, hành tây 
  • Bán 1 thố sườn non nấu pate → sau đó nhấn In chế biến

 

• Hệ thống sẽ tự động tạo phiếu sản xuất, màn hình sẽ hiển thị:
  • Mã sản xuất: Mã phiếu sản xuất
  • Tên sản phẩm: Tên sản phẩm sản xuất
  • Kho nguyên liệu: Kho của chi nhánh bán hàng
  • Kho thành phẩm: Kho của chi nhánh (nếu có quản lý tồn)
  • Tổng chi phí: Tổng chi phí sản xuất sản phẩm 
  • Ngày tạo: Thời gian hệ thống tự động tạo phiếu sản xuất 
  • Hành động: Xem chi tiết phiếu sản xuất

 

• Hệ thống tự sinh phiếu xuất kho nguyên vật liệu cùng thời điểm với phiếu sản xuất, hệ thống tự động tạo Phiếu xuất kho để sản xuất, màn hình sẽ hiển thị các thông tin sau:
  • Mã: Mã phiếu xuất kho
  • Ngày: Ngày hệ thống tạo phiếu xuất kho (trùng với thời điểm tạo phiếu sản xuất) 
  • Từ: Xuất từ khi nào
  • Đến: Xuất mục đích gì
  • Tổng số sản phẩm: Tổng số nguyên vật liệu quy đổi
  • Trạng thái: Hoàn thành / Chưa hoàn thành
  • Hành động: Xem chi tiết phiếu xuất kho 

 

Hệ thống tạo phiếu sản xuất ở trạng thái Chưa hoàn thành 

 

Sau khi nhân viên chế biến hoàn tất, người dùng thực hiện Hoàn thành phiếu sản xuất, hệ thống sẽ:

• Trừ kho nguyên vật liệu
• Cộng kho thành phẩm (nếu có quản lý tồn)
• Hoàn thành phiếu nhập và phiếu xuất liên quan

 

Trường hợp phiếu sản xuất phát sinh từ đơn bán hàng:

• Khi đơn hàng được thanh toán
• Hệ thống tự động hoàn thành phiếu sản xuất

 

Trường hợp không đủ nguyên vật liệu để sản xuất, hệ thống sẽ xử lý theo cấu hình Xử lý khi hàng tồn không đủ khi xuất kho do người dùng cấu hình trong hệ thống

• Trường hợp cấu hình Thông báo lỗi
  • Hệ thống hiển thị thông báo lỗi
  • Không cho in chế biến

• Trường hợp Không xử lý hoàn thành 
  • Phiếu sản xuất được hoàn thành
  • Phiếu xuất kho nguyên vật liệu chưa hoàn thành
  • Hệ thống vẫn cho in phiếu chế biến bình thường

• Trường hợp Trừ âm kho 
  • Hoàn thành phiếu sản xuất
  • Hoàn thành phiếu xuất kho
  • Nguyên vật liệu bị trừ kho kể cả khi tồn kho không đủ
  • Tồn có thể bị âm

Phiếu sản xuất thủ công dùng khi:

• Sản xuất trước để chủ động nguồn hàng
• Nấu theo mẻ, không phát sinh trực tiếp từ đơn bán hàng
• Không phát sinh từ bán hàng 
• Tạo bán thành phẩm / thành phẩm để lưu kho và sử dụng dần 
  • Ví dụ: Nấu nước sốt theo mẻ lớn để dùng trộn gỏi dần

 

Để tạo phiếu sản xuất thủ công, người dùng thao tác như sau:

Ở màn hình danh sách phiếu Sản xuất - Chế biến nhấn + Thêm sản xuất

 

Màn hình Thêm phiếu sản xuất hiển thị, người dùng thực hiện khai báo các thông tin sau: 

• Công thức: Nhấn Chọn công thức, popup Chọn công thức sản xuất sẽ hiển thị để người dùng chọn công thức sản xuất đã được khai báo trước đó

 

 

• Số lượng thành phẩm: Nhập số lượng thành phẩm cần sản xuất, hệ thống tự động tính toán số lượng nguyên vật liệu tương ứng theo công thức
• Kho nguyên liệu: Kho dùng để xuất nguyên vật liệu
• Kho thành phẩm: Kho dùng để nhập thành phẩm sau khi sản xuất 
• Chi phí sản xuất: Nhập chi phí phát sinh (nhân công, điện, nước,...) (nếu có)
• Ghi chú: Nhập thông tin mô tả thêm phiếu sản xuất (nếu có)  

 

Sau khi chọn công thức, hệ thống hiển thị:

• Danh sách thành phẩm sẽ nhập kho
• Danh sách nguyên vật liệu sẽ xuất kho kèm số lượng
   

Người dùng kiểm tra lại:

• Đúng công thức
• Đúng số lượng
• Đúng kho xuất - kho nhập

 

 

Sau khi kiểm tra xong nhấn Tạo sản xuất để tạo phiếu sản xuất

 

Khi người dùng thực hiện Hoàn thành phiếu sản xuất, hệ thống hiển thị màn hình phân bổ chi phí sản phẩm đầu ra 

• Người dùng thực hiện:
  • Phân bổ giá nhập kho cho từng sản phẩm đầu ra
  • Kiểm tra tổng chi phí 

• Quy tắc phân bổ:
  • Tổng giá trị sản phẩm đầu ra ≤ tổng chi phí nguyên liệu đầu vào
  • Hệ thống mặc định chia đều giá trị cho các sản phẩm đầu ra
  • Người dùng có thể chỉnh sửa lại giá trị phân bổ

 

Sau khi hoàn thành phân bổ, hệ thống sẽ:

• Hoàn thành phiếu sản xuất

 

• Trừ kho nguyên vật liệu
• Nhập kho sản phẩm đầu ra
• Hoàn thành phiếu nhập và phiếu xuất liên quan

 

 

• Lưu ý:

• Phiếu sản xuất thủ công không gắn với đơn bán hàng
• Trường hợp nguyên vật liệu không đủ, hệ thống xử lý theo cấu hình:
  • Thông báo lỗi và không cho hoàn thành
  • Hoàn thành sản xuất nhưng chưa hoàn thành phiếu xuất kho
  • Cho phép trừ âm kho 
• Phiếu sản xuất chỉ được phép xóa khi chưa hoàn thành 
  • Khi người dùng xóa phiếu sản xuất, hệ thống tự động xóa cả phiếu nhập kho và phiếu xuất kho liên quan