Dịch vụ, làm đẹp

HƯỚNG DẪN KẾT CA

5 phần · 22 bộ tài liệu

I. Giới thiệu chung

Tính năng Kết ca giúp cửa hàng quản lý tiền mặt và doanh thu trong từng ca làm việc, bao gồm:

Tính năng này thường được sử dụng bởi:

Để sử dụng tính năng Mở ca - Kết ca, cửa hàng bắt buộc phải cấu hình chế độ quản lý ca trong hệ thống

Vào menu Hệ thống → chọn Cấu hình chung

Tại mục Cấu hình quản lý ca, người dùng có thể chọn:

Quản lý ca theo chi nhánh
- Mỗi chi nhánh chỉ có 1 ca đang mở tại một thời điểm
- Nhiều nhân viên có thể cùng bán hàng trong một ca
- Người mở ca và người kết ca có thể khác nhau

Quản lý ca theo nhân viên
- Mỗi nhân viên có ca làm việc riêng
- Nhân viên nào mở ca thì phải tự kết ca
- Không dùng chung ca với nhân viên khác

Không quản lý ca
- Hệ thống không áp dụng nghiệp vụ mở ca - kết ca
- Không hiển thị các chức năng liên quan đến ca
- Nhân viên vào bán hàng trực tiếp

Số phút cho phép chỉnh sửa tiền đầu ca ③
- Nhập số phút cho phép chỉnh sửa tiền đầu ca sau khi mở ca (Ví dụ: nhập 10 phút)
  - Trong thời gian này nhân viên được phép chỉnh sửa tiền đầu ca nếu nhập nhầm, bắt buộc nhập lý do khi nếu chỉnh sửa
  - Nếu hết thời gian này tiền đầu ca sẽ bị khóa, không thể chỉnh sửa nữa

Sau khi cấu hình quản lý ca xong, hệ thống sẽ tự động lưu và áp dụng cấu hình ngay

Vào menu Bán hàng → chọn Mở ca

Hệ thống sẽ hiển thị popup Mở ca làm việc để nhập thông tin ca

Popup hiển thị các thông tin sau:

Chi nhánh: Hệ thống tự động hiển thị chi nhánh đang làm việc, người dùng không thể chỉnh sửa
Nhân viên mở ca: Hiển thị tên nhân viên mở ca, trường này không thể chỉnh sửa
Tiền đầu ca: Nhập số tiền có trong két tại thời điểm bắt đầu ca
- Giá trị nhập phải ≥ 0
- Trường hợp cấu hình bắt buộc nhập tiền đầu ca: Không nhập tiền → không thể mở ca
- Trường hợp cấu hình không bắt buộc nhập tiền đầu ca: Có thể để trống hoặc nhập 0
Thời gian mở ca: Thời gian bắt đầu ca làm việc
- Nếu cấu hình bắt buộc mở ca trước khi bán hàng → Thời gian được hệ thống tự động ghi nhận
- Nếu cấu hình không bắt buộc mở ca trước khi bán hàng → Có thể chỉnh sửa thời gian mở ca

Ghi chú: Nhập ghi chú liên quan đến ca làm việc (không bắt buộc)
Sau khi kiểm tra thông tin và nhập tiền đầu ca, người dùng nhấn Mở ca để xác nhận

Khi kết thúc ca bán hàng, nhân viên thực hiện thao tác Kết ca để tổng hợp doanh thu, chi phí và xác nhận số tiền mặt cuối ca

Hệ thống sẽ kiểm tra trạng thái ca hiện tại:

Vào menu Bán hàng → chọn Kết ca

Khi nhấn Kết ca, hệ thống sẽ:

Doanh thu trong ca:
- Tổng đơn: Số lượng đơn hàng đã thanh toán
- Tiền mặt: Doanh thu thu bằng tiền mặt
- Ngân hàng: Doanh thu thu qua chuyển khoản, thẻ, ví điện tử

Chi phí trong ca:
- Tổng phiếu: Số lượng phiếu chi
- Tiền mặt: Chi phí bằng tiền mặt
- Ngân hàng: Chi phí chi qua ngân hàng

Tiền mặt kết ca: hệ thống sẽ tự động tổng hợp và hiển thị
- Tiền đầu ca
- Thu tiền mặt (Doanh thu tiền mặt trong ca)
- Chi tiền mặt ( Chi phí tiền mặt trong ca)

Hệ thống sẽ tính tiền mặt kết ca như sau:
- Tiền mặt kết ca = Tiền đầu ca + Thu tiền mặt - Chi tiền mặt

Sau khi kiểm tra thông tin và nhập tiền đầu ca, người dùng nhấn Kết ca để xác nhận kết ca

Sau khi xác nhận:

Các bill chưa thanh toán không bị hủy khi kết ca
Khi thanh toán sau → được ghi nhận vào ca mới
Sau khi kết ca:
- Không thể chỉnh sửa hoặc phát sinh giao dịch cho ca đã kết thúc
Trường hợp quản lý ca theo nhân viên:
- Chỉ nhân viên mở ca mới có quyền kết ca