HƯỚNG DẪN IMPORT SẢN PHẨM BẰNG FILE

Tính năng Import sản phẩm giúp người dùng thêm nhanh danh sách sản phẩm hàng loạt bằng file Excel phù hợp khi:

• Khởi tạo dữ liệu ban đầu
• Import nhiều sản phẩm cùng lúc

Vào menu Hàng hóa → Sản phẩm → Thêm từ file

 

Màn hình sẽ hiển thị popup Thêm sản phẩm từ file với các mục sau:

• Chọn file Excel: Dùng để chọn file Excel import sản phẩm theo đúng file mẫu của hệ thống
  • File Excel phải có đầy đủ các cột theo quy định (Tên sản phẩm, nhóm, VAT, loại sản phẩm, đơn tính, đơn giá,...)
  • Nhấn Tải file mẫu để tải đúng định dạng file import

 

• Chọn hình ảnh sản phẩm (không bắt buộc): Dùng để tải hình ảnh sản phẩm hàng loạt khi import
  • Có thể chọn nhiều hình ảnh cùng lúc hoặc chọn Folder chứa toàn bộ hình ảnh của sản phẩm
  • Tên file hình ảnh phải trùng khớp với giá trị cột Tên hình ảnh của file Excel mẫu import sản phẩm

Sử dụng file mẫu Excel do hệ thống cung cấp. Mỗi dòng tương ứng 01 sản phẩm với các cột thông tin trong file Excel mẫu như sau:

• ma_sanpham: Mã sản phẩm không được trùng, có thể tự đặt theo quy ước của cửa hàng
• ten_sanpham: Tên hiển thị của sản phẩm trên màn hình bán hàng
• ten_nhom: Tên nhóm sản phẩm (Ví dụ: món nước, món khô, combo,...)
• vat: Thuế VAT của sản phẩm, nhập số (%), ví dụ: 0,5,8,10
• loai_san_pham: click chọn từ danh sách với các loại sản phẩm sau (Hàng hóa / Dịch vụ / Thành phẩm / Bán thành phẩm / Công cụ dụng cụ / Nguyên vật liệu)
• don_vi_tinh: Đơn vị tính của sản phẩm (ly, chai, phần, dĩa,...)
• don_gia: Giá bán chưa bao gồm VAT
• don_gia_sau_thue: Giá bán đã bao gồm VAT, nếu đã nhập đơn giá sau thuế, hệ thống sẽ tự xử lý theo cấu hình thuế
• ten_hình_anh: Tên file hình ảnh sản phẩm, hình ảnh được upload trước vào hệ thống đúng tên file

 

Sau khi điền xong file Excel, quay lại màn hình Import sản phẩm trên hệ thống

 

• Chọn Choose file

 

• ​​​​​​​Chọn file Excel đã chuẩn bị

 

• Nhấn Đồng ý để xác nhận import sản phẩm

 

• Kết quả import:
  • Nếu import thành công sản phẩm sẽ hiển thị trong danh sách sản phẩm
  • Nếu import thất bại hệ thống hiển thị lỗi cụ thể theo từng dòng để người dùng chỉnh sửa lại file

 

• Lưu ý:
• Kiểm tra kỹ mã sản phẩm để tránh trùng
• Đảm bảo đúng loại sản phẩm để hệ thống xử lý kho và bán hàng đúng
• Hình ảnh chỉ hiển thị khi tên file hình ảnh đúng và đã upload

Tính năng này hướng dẫn quy trình chung import sản phẩm từ KiotViet hoặc iPos vào SOFIPOS, áp dụng cho các cửa hàng chuyển hệ thống
Dù nguồn là KiotViet hay iPos, luồng thao tác trong SOFIPOS là giống nhau, chỉ khác mẫu file và các cột dữ liệu yêu cầu

Bước 1: Truy cập chức năng import sản phẩm 

• Vào menu Công cụ → Import sản phẩm, hệ thống sẽ hiển thị popup Thêm sản phẩm từ file Excel

 

Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu import (KiotViet hoặc iPos)

• Tại popup Thêm sản phẩm từ file Excel, chọn đúng nguồn dữ liệu import
  • Nếu nguồn dữ liệu import là KiotViet, hệ thống yêu cầu các cột thông tin sau:
    • Tên hàng
    • Nhóm hàng (3 cấp)
    • VAT (%)
    • Loại hàng
    • Đơn vị tính (ĐVT)
    • Giá bán trước thuế

• Nếu nguồn dữ liệu import là iPos, hệ thống yêu cầu các cột thông tin sau:
  • Tên món
  • Mã nhóm
  • Thuế tại chỗ
  • Đơn vị tính (ĐVT)
  • Giá tại chỗ

 

• Lưu ý: Mỗi nguồn có cấu trúc file khác nhau, không dùng lẫn file KiotViet cho iPos và ngược lại

 

Bước 3: Chọn file Excel và kiểm tra dữ liệu

• Nhấn Choose file và tải lên file Excel muốn import

 

Nếu file hợp lệ, hệ thống hiển thị màn hình xem trước dữ liệu:

• Tổng số sản phẩm
• Danh sách sản phẩm theo từng dòng

 

Bước 4: Tùy chọn giá bán 

• Nếu file có giá sau thuế và cửa hàng đang dùng giá sau thuế → Tick chọn checkbox Lấy giá sau thuế 
• Nếu không → Không tick chọn checkbox Lấy giá sau thuế để hệ thống tự tính VAT từ giá trước thuế

 

Bước 5: Xác nhận Import

• Sau khi kiểm tra xong, nhấn Đồng ý hệ thống tiến hành import sản phẩm vào SOFIPOS

• Kết quả sau khi import thành công:
  • Sản phẩm được thêm mới vào SOFIPOS
  • Được gán: Nhóm / Danh mục / Đơn vị tính / Loại sản phẩm
  • Giá bán được thiết lập theo tùy chọn khi import
  • Sản phẩm có hình ảnh sẽ hiển thị hình nếu tên file hình ảnh trùng khớp

 

• Lưu ý:
• Chỉ import dữ liệu sản phẩm (không import đơn hàng, khách hàng, công nợ)
• Nên import thử số lượng nhỏ trước khi import toàn bộ dữ liệu