HƯỚNG DẪN IMPORT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO

Chức năng Hóa đơn đầu vào cho phép doanh nghiệp nhập hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp vào hệ thống bằng cách import file hóa đơn điện tử định dạng XML

Sau khi import, hệ thống sẽ:

• Lưu hóa đơn đầu vào để kế toán theo dõi
• Chuẩn hóa tên sản phẩm theo danh mục trong hệ thống
• Tự động tạo phiếu nhập kho mua ngoài (ở trạng thái nháp)
• Lưu file XML để đối soát và tra cứu khi cần

Kế toán: Import hóa đơn XML, kiểm tra dữ liệu, theo dõi hóa đơn đầu vào và xử lý phiếu nhập kho mua ngoài

Nhân viên thu mua: Import hóa đơn từ nhà cung cấp, map sản phẩm và chuyển cho kế toán xử lý tiếp

Chủ doanh nghiệp / Quản lý: Kiểm tra, giám sát và phê duyệt dữ liệu nhập kho, công nợ

Trước khi sử dụng tính năng Hóa đơn đầu vào, bạn cần chuẩn bị:

• File hóa đơn điện tử XML do nhà cung cấp cung cấp
• Nhà cung cấp có Mã số thuế hợp lệ
• Hệ thống đã được cấu hình quản lý kho (nếu có nhập hàng)
   

• Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ file XML, không hỗ trợ file PDF hoặc hình ảnh.
  • Map sản phẩm trên hóa đơn là thao tác liên kết sản phẩm trên hóa đơn của nhà cung cấp với sản phẩm tương ứng trong hệ thống
  • Người dùng muốn sử dụng Import Hóa đơn đầu vào thì phải bật sử dụng kho

Bước 1: Từ thanh menu trên cùng, chọn Hóa đơn → Hóa đơn đầu vào

• Hệ thống hiển thị màn hình Import hóa đơn

 

Bước 2: Nhấn qua tab “Import hóa đơn” 

• Chọn chi nhánh cần import hóa đơn ①
• Chọn nguồn hóa đơn ②

 

• Chọn 01 file hóa đơn điện tử XML từ máy tính 

 

• Sau khi chọn file, hệ thống sẽ tự động đọc dữ liệu hóa đơn ①
• Hệ thống sẽ tự động kiểm tra số hóa đơn và nhà cung cấp (theo MST) ②
  • Nếu trùng thì thông báo lỗi
  • Nếu không trùng thì tiếp tục xử lý import.

 

Bước 3: Map sản phẩm trên hóa đơn

• Nhấn nút Import hóa đơn trên màn hình để tiến hành map sản phẩm trên hóa đơn 

 

• Popup mapping sản phẩm sẽ hiển thị trên màn hình, ở đầu popup hệ thống hiển thị thông tin nhà cung cấp lấy từ hóa đơn, dùng để xác nhận đúng nhà cung cấp trước khi map sản phẩm
  • Tên nhà cung cấp
  • Mã số thuế
  • Số điện thoại
  • Địa chỉ

 

• Bảng bên dưới hiển thị các sản phẩm có trên hóa đơn mỗi dòng tương ứng 1 sản phẩm trên hóa đơn, gồm các cột:
  • STT: Số thứ tự dòng
  • Tên sản phẩm trong hóa đơn: Tên do nhà cung cấp ghi
  • Sản phẩm trong hệ thống: Nơi chọn sản phẩm để map

 

 

• Cách 1: Map với sản phẩm đã có trong hệ thống
  • Nhấn Chọn sản phẩm ở dòng cần map để tiến hành thao tác map sản phẩm

 

• Popup Chọn sản phẩm trong hệ thống để map sẽ hiển thị, người dùng chọn sản phẩm tương ứng trong hệ thống để map 

 

• Cách 2: Tạo sản phẩm mới từ hóa đơn
  • Nếu sản phẩm chưa có trong hệ thống thì để trống cột Sản phẩm trong hệ thống, hệ thống sẽ tự tạo sản phẩm mới khi bạn chọn Xác nhận Import

 

Bước 4: Xác nhận Import

• Sau khi đã map đầy đủ tất cả sản phẩm, bạn kiểm tra lại thông tin hóa đơn, sau đó nhấn Xác nhận Import 

 

• Hệ thống sẽ lưu hóa đơn đầu vào, ghi nhớ mapping sản phẩm cho nhà cung cấp 

 

• Hệ thống tạo phiếu nhập kho mua ngoài ở trạng thái Nháp 

 

• Đối với cách Tạo sản phẩm từ hóa đơn, sau khi để trống cột Sản phẩm trong hệ thống khi bạn chọn Xác nhận Import, hệ thống sẽ tự tạo sản phẩm mới, sản phẩm mới tạo sẽ là hàng hóa và được quản lý tồn kho 

 

• Lưu ý: 

• Lần đầu tiên import hóa đơn từ một nhà cung cấp, người dùng cần kiểm tra và map thủ công để đảm bảo đúng sản phẩm
• Từ lần import thứ 2 trở đi (cùng nhà cung cấp), hệ thống sẽ tự động map lại các sản phẩm đã từng map trước đó
• Nếu nhà cung cấp thay đổi tên sản phẩm trên hóa đơn, người dùng cần kiểm tra và map lại cho đúng.