Phần mềm quản lý quán ăn, đồ uống từ gọi món đến thanh toán

Vào giờ cao điểm, nhân viên quán ăn, quán nước thường phải xử lý nhiều công việc cùng lúc: nhận món, chuyển đơn xuống bếp hoặc quầy pha chế, phục vụ khách và tính tiền. Nếu vẫn sử dụng phiếu giấy để ghi món, quán dễ gặp tình trạng nhầm đơn, bỏ sót yêu cầu của khách hoặc mất nhiều thời gian đối chiếu khi thanh toán.

Phần mềm quản lý quán giúp ghi nhận đơn hàng và hỗ trợ các công việc bán hàng trên cùng một hệ thống. Từ quán ăn bình dân, quán cà phê, trà sữa đến nhà hàng có nhiều bàn phục vụ, chủ quán có thể lựa chọn những chức năng phù hợp để quản lý công việc hằng ngày. 

Phần mềm quản lý quán ăn, đồ uống là gì?

Phần mềm quản lý quán ăn, đồ uống là công cụ hỗ trợ các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống thực hiện những công việc như nhận món, quản lý đơn hàng, chuyển yêu cầu chế biến, thanh toán và theo dõi doanh thu.

Thay vì ghi món bằng giấy và tự cộng tiền khi khách thanh toán, nhân viên có thể chọn món trực tiếp trên phần mềm. Phần mềm tự động tính tổng tiền theo các món đã chọn, giúp nhân viên giảm bớt thao tác này.

Phần mềm được sử dụng cho nhiều hình thức kinh doanh, từ quán ăn sáng, quán cơm, quán cà phê, trà sữa đến cửa hàng đồ ăn nhanh và nhà hàng. Tùy theo cách kinh doanh, mỗi quán sẽ có nhu cầu quản lý khác nhau. Quán bán mang đi thường ưu tiên tạo đơn và tính tiền tại quầy, trong khi quán phục vụ tại chỗ cần thêm chức năng quản lý bàn và chuyển món đến khu vực chế biến.

Bạn có thể tham khảo thêm bài phần mềm quản lý bán hàng là gì để hiểu rõ chức năng trước khi chọn giải pháp cho quán.

Khó khăn thường gặp khi quản lý quán

Nhầm món hoặc bỏ sót yêu cầu của khách

Một bàn có thể gọi nhiều món trong cùng một lần, sau đó yêu cầu thêm đồ uống hoặc thay đổi món ăn. Nếu nhân viên ghi chép không đầy đủ, bếp có thể chế biến thiếu món hoặc không đúng yêu cầu. Khi cần kiểm tra lại, nhân viên phải mất thời gian tìm từng phiếu gọi món.

Dễ nhầm lẫn khi chuyển đơn đến bếp hoặc quầy pha chế

Ở những quán sử dụng phiếu giấy, nhân viên phải chuyển đơn đến bếp hoặc quầy pha chế. Khi khách đổi món hoặc gọi thêm, thông tin cần được báo lại cho người chế biến. Nếu bỏ sót bước này, bếp hoặc quầy pha chế có thể làm sai món, thiếu món hoặc chuẩn bị trùng đơn.

Mất nhiều thời gian kiểm tra doanh thu cuối ngày

Thu ngân phải tổng hợp các khoản thanh toán, kiểm tra tiền mặt, chuyển khoản và những đơn chưa hoàn tất. Nếu số tiền thu được không khớp với sổ ghi chép, thu ngân phải kiểm tra lại từng giao dịch để tìm nguyên nhân chênh lệch.

Những tính năng cần có của phần mềm quản lý quán

Quản lý thực đơn và giá bán

Phần mềm cho phép chủ quán tạo danh sách món ăn, đồ uống và sắp xếp theo từng nhóm như món chính, món ăn kèm, cà phê hoặc nước giải khát. Khi bổ sung món mới hoặc thay đổi giá bán, chủ quán chỉ cần cập nhật trên phần mềm để nhân viên sử dụng khi nhận món.

Gọi món và quản lý đơn hàng

Khi khách gọi món, nhân viên chọn sản phẩm và nhập số lượng trực tiếp trên phần mềm để tạo đơn hàng.

Quản lý bàn và khu vực phục vụ

Đối với những quán có nhiều bàn hoặc nhiều tầng, phần mềm hỗ trợ sắp xếp bàn theo từng khu vực và theo dõi đơn hàng tương ứng. Khi khách yêu cầu thanh toán, nhân viên có thể tìm đúng bàn để kiểm tra các món đã gọi.

Với quán chỉ bán mang đi, chức năng quản lý bàn có thể không cần thiết. Thay vào đó, quán nên ưu tiên thao tác tạo đơn và thanh toán tại quầy.

Chuyển đơn đến bếp hoặc quầy pha chế

Phần mềm hỗ trợ chuyển thông tin gọi món đến khu vực bếp hoặc quầy pha chế, giúp nhân viên chế biến tiếp nhận yêu cầu từ bộ phận phục vụ mà không cần chuyển phiếu giấy thủ công.

Thanh toán và ghi nhận giao dịch

Khi khách thanh toán, phần mềm tự động tính tổng tiền theo các món đã chọn. Thu ngân kiểm tra số tiền cần thu và ghi nhận giao dịch trên hệ thống.

Theo dõi doanh thu, hàng hóa và nhân viên

Ngoài các công việc tại quầy, phần mềm còn có thể hỗ trợ chủ quán kiểm tra doanh thu theo ngày, tra cứu lịch sử bán hàng, quản lý tồn kho và phân quyền cho nhân viên.

Quy trình bán hàng từ gọi món đến thanh toán

Đối với quán phục vụ tại bàn, quy trình bán hàng khi sử dụng phần mềm thường diễn ra qua các bước sau:

1. Tiếp nhận món: Nhân viên chọn món ăn, đồ uống trên phần mềm và nhập số lượng khách yêu cầu.
2. Chuyển đơn: Sau khi nhân viên xác nhận đơn, thông tin gọi món được chuyển đến bếp hoặc quầy pha chế.
3. Phục vụ khách: Nhân viên giao món ăn, đồ uống sau khi hoàn thành chế biến.
4. Thanh toán: Thu ngân kiểm tra đơn, xác nhận số tiền và ghi nhận giao dịch.
5. Kiểm tra cuối ca: Chủ quán hoặc người quản lý xem báo cáo bán hàng và đối chiếu các khoản đã thu.

Đối với quán bán mang đi, khách thường gọi món và thanh toán ngay tại quầy, sau đó nhận món khi hoàn thành. Quy trình này không cần bước quản lý bàn như các quán phục vụ tại chỗ.

Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý quán

Chọn theo nhu cầu kinh doanh

Với quán phục vụ tại bàn, nên ưu tiên phần mềm hỗ trợ quản lý bàn, chuyển đơn đến bếp hoặc quầy pha chế. Còn với quán bán mang đi, thao tác tạo đơn và thanh toán tại quầy cần đơn giản, dễ thực hiện.

Ưu tiên giao diện dễ sử dụng

Phần mềm nên có giao diện rõ ràng, dễ thao tác để nhân viên mới không mất nhiều thời gian làm quen. Chủ quán có thể thử tạo đơn, tìm món và thanh toán để đánh giá phần mềm có phù hợp với công việc hằng ngày hay không.

Kiểm tra thiết bị bán hàng

Trước khi đăng ký, chủ quán nên kiểm tra phần mềm có sử dụng được với máy tính, máy POS hoặc máy in hóa đơn hiện có hay không. Điều này giúp xác định những thiết bị cần bổ sung và dự tính chi phí triển khai.

Tìm hiểu chi phí và chính sách hỗ trợ

Chủ quán nên tìm hiểu rõ phí sử dụng, thời hạn đăng ký, các khoản chi phí phát sinh và chính sách hỗ trợ kỹ thuật. Nếu có chương trình dùng thử, hãy trải nghiệm phần mềm với những tình huống bán hàng thực tế trước khi quyết định sử dụng lâu dài.

Bạn có thể xem thêm bài dùng thử phần mềm bán hàng SofiPOS trước khi thanh toán để biết nên kiểm tra những chức năng nào khi trải nghiệm.

Quản lý quán ăn, đồ uống với phần mềm SofiPOS

SofiPOS là phần mềm quản lý bán hàng của VISNAM, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh như cửa hàng bán lẻ, quán ăn, quán cà phê và nhà hàng.

Đối với quán ăn, đồ uống, SofiPOS hỗ trợ tạo đơn hàng, quản lý bàn, chuyển thông tin gọi món đến bếp hoặc quầy pha chế và thanh toán. Nhân viên có thể thực hiện các công việc bán hàng trên cùng một phần mềm.

Bên cạnh đó, SofiPOS hỗ trợ quản lý sản phẩm, hàng tồn kho, nhân viên, khách hàng và theo dõi doanh thu, lợi nhuận. Phần mềm cũng hỗ trợ kết nối với giải pháp hóa đơn điện tử khi cơ sở kinh doanh có nhu cầu sử dụng.

Lời kết

Lựa chọn phần mềm quản lý quán ăn, đồ uống cần bắt đầu từ cách quán phục vụ khách và những công việc cần quản lý. Một phần mềm phù hợp sẽ giúp nhân viên ghi nhận đơn hàng rõ ràng, phối hợp với khu vực chế biến và xử lý thanh toán, đồng thời cung cấp thông tin bán hàng để chủ quán theo dõi tình hình kinh doanh.

Nếu đang tìm kiếm phần mềm cho quán ăn, quán cà phê, trà sữa hoặc cửa hàng đồ uống, bạn có thể tham khảo SofiPOS và liên hệ VISNAM để được tư vấn theo nhu cầu thực tế.