Những tính năng cần có của phần mềm quản lý nhà hàng

Khách gọi thêm món, nhân viên cần chuyển order xuống bếp, trong khi thu ngân phải kiểm tra từng đơn để tính tiền. Khi lượng khách tăng, chỉ cần ghi thiếu một món hoặc nhầm đơn cũng khiến việc phục vụ bị ảnh hưởng. Vậy phần mềm quản lý nhà hàng cần có những tính năng gì để chủ quán và nhân viên quản lý tốt công việc?

Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng giúp chủ quán và nhân viên quản lý các hoạt động bán hàng như nhận món, thanh toán, kiểm tra hàng tồn kho và theo dõi doanh thu. Mỗi đơn hàng, giao dịch thanh toán và số liệu bán hàng đều được ghi nhận trên phần mềm để nhân viên và chủ quán kiểm tra khi cần.

Khi khách gọi món, nhân viên nhập order trực tiếp vào phần mềm. Thu ngân có thể kiểm tra các món đã gọi để tính tiền, còn chủ nhà hàng theo dõi doanh thu và tình hình bán hàng qua các báo cáo. Với những nhà hàng có nhiều khu vực phục vụ hoặc chi nhánh, phần mềm còn có thể hỗ trợ quản lý bàn ăn, chuyển order xuống bếp và theo dõi hoạt động của từng cơ sở, tùy theo chức năng được cung cấp.

Những tính năng cần có của phần mềm quản lý nhà hàng

Quản lý bàn ăn và đặt bàn

Với nhà hàng có nhiều khu vực phục vụ, nhân viên cần biết bàn nào còn trống, đang có khách hoặc đã được đặt trước. Phần mềm hiển thị trạng thái từng bàn trên sơ đồ, giúp nhân viên kiểm tra và sắp xếp chỗ ngồi cho khách.

Khi có khách đặt bàn trước, nhân viên có thể lưu tên, thời gian đến và số lượng người để chuẩn bị chỗ ngồi. Một số phần mềm còn hỗ trợ đổi bàn, ghép bàn và cập nhật trạng thái bàn trong quá trình phục vụ.

Quản lý thực đơn và giá bán

Khi nhà hàng thêm món mới hoặc thay đổi giá bán, người quản lý có thể cập nhật ngay trên phần mềm. Các món ăn, đồ uống được phân theo nhóm để nhân viên dễ tìm khi nhận order.

Với những món tạm hết hoặc ngừng bán, trạng thái món cũng có thể được cập nhật để nhân viên kiểm tra, tránh nhận món mà bếp không còn nguyên liệu chế biến.

Gọi món và xử lý đơn hàng

Nhân viên có thể tạo đơn ngay trên phần mềm, chọn món, nhập số lượng và ghi nhận theo từng bàn. Khi khách gọi thêm, đổi hoặc hủy món, nhân viên chỉ cần mở lại đơn hàng để điều chỉnh.

Với phần mềm có hỗ trợ chuyển order xuống bếp, món khách gọi sẽ được hiển thị trên màn hình bếp hoặc in thành phiếu.

Thanh toán và xuất hóa đơn điện tử

Khi khách yêu cầu thanh toán, phần mềm tự tính tổng tiền dựa trên các món đã gọi, số lượng và giá bán, sau đó trừ khoản giảm giá nếu có. Thu ngân kiểm tra đơn hàng và nhận thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc quét mã QR.

Nếu có tích hợp hóa đơn điện tử, thu ngân có thể lập hóa đơn từ dữ liệu đơn hàng đã lưu trên phần mềm mà không cần nhập lại thông tin bán hàng.

Quản lý kho nguyên liệu và hàng tồn

Phần mềm quản lý kho giúp nhà hàng theo dõi số lượng nguyên liệu nhập vào, xuất ra và còn lại trong kho. Người phụ trách có thể kiểm tra hàng tồn, đối chiếu số liệu khi kiểm kê và xác định những nguyên liệu cần nhập thêm.

Một số phần mềm còn cho phép thiết lập lượng nguyên liệu sử dụng cho từng món ăn. Ví dụ, nhà hàng có thể quy định lượng thịt, rau hoặc gia vị cần dùng để chế biến một món ăn.

Hai chức năng thường gặp gồm:

• Quản lý nhập xuất tồn: Theo dõi số lượng hàng nhập kho, xuất kho và lượng còn lại.
• Quản lý nguyên liệu theo món ăn: Xác định lượng nguyên liệu cần dùng để chế biến một món, từ đó tính được lượng nguyên liệu dự kiến sử dụng theo số món đã bán.

Việc thiết lập lượng nguyên liệu cho từng món không có nghĩa phần mềm sẽ tự động trừ kho sau khi bán hàng. Chủ nhà hàng cần kiểm tra cách phần mềm tính toán và cập nhật số lượng nguyên liệu còn lại.

Quản lý nhân viên và phân quyền

Chủ nhà hàng có thể phân quyền cho từng nhân viên sử dụng phần mềm. Ví dụ, nhân viên phục vụ được tạo đơn hàng, thu ngân phụ trách thanh toán, còn quản lý có thể xem báo cáo và chỉnh sửa thông tin bán hàng.

Một số phần mềm còn lưu lại lịch sử thao tác để người quản lý biết ai đã tạo đơn, chỉnh sửa hoặc hủy giao dịch.

Nếu cần quản lý ca làm việc, chấm công hoặc tính lương, chủ nhà hàng nên tìm hiểu xem phần mềm có những chức năng này hay không.

Theo dõi doanh thu và báo cáo bán hàng

Báo cáo doanh thu giúp chủ nhà hàng kiểm tra số tiền bán hàng theo ngày, tuần hoặc tháng. Ngoài tổng doanh thu, nhiều phần mềm còn thống kê số lượng đơn hàng, các món bán chạy và kết quả bán hàng theo từng khoảng thời gian.

Các báo cáo thường có những thông tin như:

• Doanh thu và số lượng đơn hàng.
• Doanh thu theo món ăn hoặc nhóm sản phẩm.
• Các khoản giảm giá, hủy đơn hoặc hoàn tiền được ghi nhận.
• Doanh thu theo nhân viên hoặc chi nhánh nếu phần mềm hỗ trợ.

Từ báo cáo bán hàng, chủ nhà hàng có thể xem món nào được gọi nhiều, món nào ít khách chọn hoặc khung giờ nào có doanh thu cao để cân nhắc điều chỉnh thực đơn và bố trí nhân viên.

Cần phân biệt doanh thu với lợi nhuận. Doanh thu cho biết số tiền bán hàng trong một khoảng thời gian, còn lợi nhuận được xác định sau khi trừ các khoản chi phí như nguyên liệu, nhân công, mặt bằng và những chi phí khác.

Quản lý khách hàng và chương trình tích điểm

Phần mềm quản lý khách hàng giúp nhà hàng lưu thông tin liên hệ và lịch sử mua hàng của khách. Một số phần mềm còn hỗ trợ tích điểm, quản lý khách hàng thành viên và áp dụng các chương trình ưu đãi cho khách quen.

Chủ nhà hàng có thể phân quyền cho nhân viên khi xem hoặc chỉnh sửa thông tin khách hàng. Những thông tin như tên, số điện thoại và lịch sử mua hàng cũng cần được thu thập, sử dụng đúng mục đích và bảo mật theo quy định.

Quản lý nhiều chi nhánh

Khi có nhiều cơ sở, chủ nhà hàng cần theo dõi kết quả bán hàng của từng chi nhánh để biết doanh thu, số lượng đơn hàng và tình hình tồn kho.

Phần mềm quản lý nhiều chi nhánh giúp người quản lý xem báo cáo của từng cơ sở và tổng hợp số liệu trên cùng một hệ thống.

Ngoài ra, một số phần mềm còn cho phép quản lý thực đơn, giá bán và kho hàng riêng cho từng chi nhánh. Chủ nhà hàng cũng có thể phân quyền nhân viên theo từng cơ sở để quản lý hoạt động bán hàng.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng

Đáp ứng quy mô và mô hình kinh doanh

Một quán ăn nhỏ có thể chỉ cần các chức năng nhận order, thanh toán và theo dõi doanh thu. Với nhà hàng phục vụ tại bàn hoặc có nhiều chi nhánh, việc quản lý bàn ăn, kho nguyên liệu và nhân viên thường phức tạp hơn.

Chủ nhà hàng nên xác định những chức năng cần sử dụng dựa trên cách vận hành thực tế, tránh lựa chọn phần mềm có quá nhiều tính năng nhưng ít khi dùng đến.

Giao diện dễ sử dụng

Nhân viên cần tìm món, tạo đơn và thanh toán liên tục trong quá trình phục vụ. Phần mềm có giao diện rõ ràng, ít thao tác sẽ giúp nhân viên dễ làm quen và sử dụng.

Khi dùng thử, chủ nhà hàng nên để nhân viên trực tiếp tạo đơn, thêm hoặc hủy món và thực hiện thanh toán. Những thao tác này sẽ cho thấy phần mềm có dễ sử dụng trong công việc hằng ngày hay không.

Chi phí và khả năng mở rộng

Ngoài phí mua hoặc thuê phần mềm, nhà hàng có thể phải trả thêm tiền thiết bị, tài khoản nhân viên, kết nối dịch vụ hoặc nâng cấp gói sử dụng.

Chủ nhà hàng nên kiểm tra các chức năng có trong từng gói, số lượng tài khoản được phép sử dụng và chi phí khi mở thêm chi nhánh. Những khoản này cần được tính trước để tránh phát sinh ngoài dự kiến.

Chính sách hỗ trợ kỹ thuật

Nhà hàng có thể gặp sự cố trong lúc bán hàng như máy in không hoạt động, phần mềm không nhận thiết bị hoặc nhân viên cần hỗ trợ xử lý đơn hàng.

Chủ nhà hàng nên tìm hiểu thời gian hỗ trợ, cách liên hệ bộ phận kỹ thuật và những vấn đề nhà cung cấp có thể xử lý. Đặc biệt, nhà hàng hoạt động vào buổi tối hoặc cuối tuần cần kiểm tra xem có được hỗ trợ ngoài giờ hành chính hay không.

Quản lý bán hàng nhà hàng với SofiPOS

SofiPOS là phần mềm quản lý bán hàng do VISNAM phát triển, dành cho các mô hình bán lẻ, ăn uống và dịch vụ. Phần mềm hỗ trợ chủ quán quản lý đơn hàng, thanh toán, hàng tồn kho, nhân viên và theo dõi doanh thu trên cùng một hệ thống.

Đối với nhà hàng, SofiPOS có các chức năng như:

• Quản lý bàn ăn và gọi món: Theo dõi trạng thái bàn, nhận order và chuyển món xuống khu vực bếp hoặc bar.
• Quản lý thực đơn và thanh toán: Cập nhật món ăn, giá bán, xử lý đơn hàng và hỗ trợ kết nối hóa đơn điện tử.
• Quản lý kho nguyên liệu: Theo dõi hàng nhập, xuất, tồn kho và thiết lập lượng nguyên liệu cần dùng cho từng món ăn.
• Quản lý nhân viên và chi nhánh: Phân quyền nhân viên, quản lý ca làm việc và theo dõi bán hàng tại các cơ sở.
• Báo cáo doanh thu: Xem doanh thu, số lượng đơn hàng và kết quả bán hàng theo từng khoảng thời gian.

Trước khi sử dụng, chủ nhà hàng có thể liên hệ VISNAM để tìm hiểu các chức năng trong từng gói, thiết bị cần kết nối và cách quản lý nguyên liệu trên phần mềm.

SofiPOS hiện có chương trình dùng thử miễn phí 1 năm. Bạn có thể truy cập website SofiPOS và chọn “Nhận miễn phí 1 năm” để đăng ký trải nghiệm phần mềm.

Lời kết

Khi chọn phần mềm quản lý nhà hàng, chủ quán nên dựa vào quy trình bán hàng và những công việc cần quản lý để xác định các tính năng cần sử dụng. Ngoài ra, chi phí, khả năng mở rộng và chính sách hỗ trợ kỹ thuật cũng là những yếu tố cần cân nhắc trước khi lựa chọn.

Nếu cần tư vấn về phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng hoặc quán ăn, bạn có thể liên hệ VISNAM để tìm hiểu thêm về SofiPOS.