Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Chức năng và lợi ích khi sử dụng

Khi cửa hàng mới hoạt động, việc ghi đơn hàng, doanh thu hoặc số lượng hàng tồn bằng sổ sách và bảng tính có thể vẫn đáp ứng được nhu cầu quản lý. Nhưng khi số lượng sản phẩm, giao dịch hoặc nhân viên tăng lên, người bán sẽ phải theo dõi nhiều thông tin hơn. Việc kiểm tra hôm nay bán được bao nhiêu, còn bao nhiêu hàng trong kho hay đơn hàng nào chưa được xử lý cũng mất nhiều thời gian hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp người bán quản lý đơn hàng, hàng hóa, tồn kho và doanh thu trên cùng một hệ thống, thay vì phải kiểm tra ở nhiều nơi.

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ giúp người bán ghi nhận giao dịch và theo dõi các hoạt động như bán hàng, tồn kho, khách hàng, công nợ và doanh thu.

Tùy từng phần mềm, người dùng có thể thực hiện các công việc như:

• Tạo đơn hàng và tính tiền.
• Quản lý sản phẩm và giá bán.
• Theo dõi nhập, xuất và tồn kho.
• Lưu thông tin khách hàng.
• Theo dõi công nợ.
• Quản lý nhân viên.
• Xem báo cáo doanh thu và tình hình bán hàng.
• Quản lý nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh.

Ví dụ, khi cửa hàng bán 3 sản phẩm, giao dịch được ghi nhận trên phần mềm. Số lượng hàng tồn được cập nhật sau khi bán, đồng thời doanh thu của đơn hàng cũng được ghi nhận trong báo cáo bán hàng.

Nhờ đó, người bán không phải ghi lại cùng một giao dịch ở nhiều file hoặc sổ theo dõi khác nhau.

Phần mềm quản lý bán hàng hoạt động như thế nào?

Cách sử dụng có thể khác nhau tùy từng phần mềm. Quy trình thường bắt đầu từ việc thiết lập thông tin sản phẩm, ghi nhận đơn hàng, cập nhật các giao dịch phát sinh và cuối cùng là tổng hợp báo cáo.

Có thể hình dung qua 4 bước:

Bước 1: Thiết lập thông tin ban đầu

Người bán thiết lập danh mục sản phẩm với các thông tin như tên sản phẩm, mã hàng, giá bán, đơn vị tính và số lượng tồn kho.

Bước 2: Tạo và ghi nhận đơn hàng

Khi khách mua hàng, nhân viên chọn sản phẩm, số lượng, giá bán và hình thức thanh toán để tạo đơn.

Bước 3: Cập nhật thông tin sau giao dịch

Sau khi đơn hàng hoàn tất, phần mềm có thể cập nhật doanh thu và số lượng hàng tồn theo giao dịch vừa phát sinh.

Bước 4: Tổng hợp báo cáo

Các giao dịch đã ghi nhận được tổng hợp thành báo cáo để người quản lý theo dõi doanh thu, đơn hàng và tình trạng tồn kho.

Điểm tiện lợi của phần mềm quản lý bán hàng không chỉ nằm ở việc tạo đơn nhanh hơn. Các thông tin về đơn hàng, tồn kho và doanh thu cũng được cập nhật trên cùng một hệ thống, giúp người quản lý dễ kiểm tra và đối chiếu số liệu hơn.

Các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng có thể hỗ trợ nhiều công việc khác nhau trong quá trình vận hành cửa hàng. Một số chức năng phổ biến gồm:

Bán hàng và xử lý đơn hàng

Nhân viên có thể tạo đơn ngay khi khách mua hàng bằng cách chọn sản phẩm, số lượng, giá bán, chương trình khuyến mãi và hình thức thanh toán.

Với cửa hàng có nhiều sản phẩm, việc sử dụng mã hàng hoặc mã vạch cũng giúp tìm sản phẩm và tính tiền nhanh hơn.

Quản lý sản phẩm và tồn kho

Thông tin sản phẩm có thể được lưu trực tiếp trên phần mềm, bao gồm:

• Mã hàng.
• Tên sản phẩm.
• Giá bán.
• Giá vốn.
• Đơn vị tính.
• Số lượng tồn kho.

Khi phát sinh nhập hàng, bán hàng hoặc trả hàng, số lượng tồn kho có thể được cập nhật theo từng giao dịch.

Người quản lý nhờ đó dễ kiểm tra mặt hàng nào còn nhiều, sản phẩm nào sắp hết hoặc cần nhập thêm.

Quản lý khách hàng và công nợ

Với cửa hàng có khách hàng thường xuyên hoặc bán hàng có công nợ, phần mềm có thể lưu thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng và số tiền còn phải thanh toán.

Khi cần kiểm tra lại giao dịch hoặc đối chiếu công nợ, người bán có thể tra cứu lịch sử mua hàng và số tiền còn phải thanh toán ngay trên hệ thống.

Quản lý nhân viên

Nếu có nhiều nhân viên cùng sử dụng phần mềm, người quản lý có thể phân quyền cho từng tài khoản theo công việc thực tế.

Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể tạo đơn và ghi nhận thanh toán, trong khi quản lý được xem báo cáo và sử dụng các chức năng quản trị theo quyền được cấp.

Theo dõi doanh thu và báo cáo bán hàng

Các giao dịch có thể được tổng hợp theo ngày, tháng, sản phẩm, nhân viên hoặc từng điểm bán.

Người quản lý có thể theo dõi:

• Doanh thu theo từng khoảng thời gian.
• Số lượng đơn hàng.
• Sản phẩm bán nhiều.
• Tình trạng tồn kho.
• Kết quả bán hàng của từng điểm bán.

Doanh thu không đồng nghĩa với lợi nhuận. Để đánh giá kết quả kinh doanh chính xác hơn, người bán vẫn cần theo dõi thêm giá vốn và các khoản chi phí phát sinh.

Quản lý nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh

Với mô hình có nhiều điểm bán, phần mềm có thể giúp người quản lý theo dõi hoạt động của từng cửa hàng trên cùng một hệ thống.

Thay vì tổng hợp nhiều file riêng, người quản lý có thể kiểm tra doanh thu, đơn hàng và tồn kho của từng điểm bán thuận tiện hơn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Khi đơn hàng, doanh thu và tồn kho được ghi nhận trên cùng một phần mềm, người bán có thể giảm bớt thao tác nhập dữ liệu thủ công và dễ theo dõi tình hình bán hàng hơn.

Giảm thời gian nhập và tổng hợp thông tin

Sau khi đơn hàng được tạo, phần mềm có thể đồng thời cập nhật tồn kho và doanh thu, giúp người bán không phải nhập lại cùng một nội dung ở nhiều nơi.

Dễ kiểm tra hàng hóa và tồn kho

Các giao dịch nhập hàng, bán hàng và trả hàng được ghi nhận giúp người quản lý dễ đối chiếu số lượng hàng thực tế với số liệu trên phần mềm.

Theo dõi tình hình bán hàng thuận tiện hơn

Thay vì chờ tổng hợp bảng tính vào cuối ngày hoặc cuối tháng, người quản lý có thể xem báo cáo bán hàng được tổng hợp trên phần mềm.

Dễ quản lý khi có nhiều nhân viên

Mỗi nhân viên có thể sử dụng tài khoản riêng và được phân quyền theo công việc. Khi cần kiểm tra hoạt động bán hàng, người quản lý có thể đối chiếu các giao dịch theo từng tài khoản nhân viên.

Thuận tiện khi mở rộng quy mô

Khi số lượng sản phẩm, đơn hàng hoặc điểm bán tăng lên, việc quản lý trên cùng một hệ thống sẽ thuận tiện hơn so với duy trì nhiều file hoặc sổ theo dõi riêng lẻ.

Khi nào cửa hàng nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Không cần đợi đến khi cửa hàng có hàng trăm đơn mỗi ngày mới bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Nếu việc quản lý bằng sổ sách hoặc bảng tính bắt đầu mất nhiều thời gian, thường xuyên phải kiểm tra lại số liệu hoặc khó theo dõi khi có nhiều nhân viên cùng bán hàng, người bán có thể cân nhắc sử dụng phần mềm.

Tình huống	Vấn đề thường gặp
Số lượng sản phẩm tăng	Khó nhớ giá, mã hàng và số lượng tồn kho
Đơn hàng ngày càng nhiều	Dễ ghi thiếu hoặc nhầm thông tin
Có nhiều nhân viên bán hàng	Khó theo dõi giao dịch của từng người
Thường xuyên lệch tồn kho	Mất thời gian kiểm kê và đối chiếu
Bán hàng tại nhiều điểm	Khó theo dõi thông tin của từng cửa hàng
Phải tổng hợp nhiều file	Tốn thời gian nhập lại và kiểm tra số liệu

Nếu những tình trạng này xuất hiện thường xuyên, người bán có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để giảm thời gian nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu số liệu.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với cửa hàng

Mỗi mô hình kinh doanh sẽ cần những tính năng khác nhau. Cửa hàng bán lẻ nhỏ sẽ có nhu cầu khác với siêu thị, nhà hàng hoặc chuỗi có nhiều chi nhánh.

Trước khi lựa chọn phần mềm, nên xem xét một số yếu tố sau:

Phù hợp với mô hình kinh doanh

Trước tiên, cần xác định phần mềm có phù hợp với cách cửa hàng đang bán hàng và quản lý hàng hóa hay không.

Ví dụ, cửa hàng bán lẻ có thể quan tâm nhiều đến quét mã vạch và tồn kho, trong khi mô hình có nhiều điểm bán sẽ cần theo dõi từng chi nhánh.

Có đủ những chức năng đang cần

Nên ưu tiên những chức năng cửa hàng thực sự sử dụng như bán hàng, quản lý kho, công nợ, nhân viên hoặc quản lý nhiều chi nhánh, thay vì chỉ nhìn vào số lượng tính năng.

Dễ sử dụng

Phần mềm cần có giao diện dễ hiểu để nhân viên có thể làm quen và sử dụng trong công việc hàng ngày.

Dễ tra cứu và theo dõi báo cáo

Khi cần kiểm tra lại đơn hàng, doanh thu hoặc tồn kho, người dùng nên có thể tìm thông tin nhanh mà không phải thực hiện quá nhiều thao tác.

Khả năng kết nối với hệ thống đang sử dụng

Nếu cửa hàng đang sử dụng hóa đơn điện tử, thiết bị bán hàng hoặc các phần mềm khác, nên kiểm tra khả năng kết nối trước khi triển khai.

Chi phí và chính sách hỗ trợ

Ngoài phí sử dụng phần mềm, người bán cũng nên xem xét chi phí triển khai, thiết bị cần dùng và chính sách hỗ trợ khi gặp vấn đề trong quá trình sử dụng.

Quản lý bán hàng với SOFIPOS

SOFIPOS là phần mềm quản lý bán hàng trong hệ sinh thái VISNAM, hướng đến các mô hình như cửa hàng bán lẻ, siêu thị, chuỗi cửa hàng và nhà hàng.

SOFIPOS hỗ trợ các công việc như bán hàng và quét mã vạch, quản lý nhập xuất tồn kho, công nợ, báo cáo kinh doanh, phân quyền nhân viên và quản lý nhiều chi nhánh. Phần mềm cũng hỗ trợ sử dụng trên thiết bị di động và tích hợp hóa đơn điện tử.

Khi lựa chọn, người bán nên đối chiếu các tính năng của phần mềm với quy mô cửa hàng, cách bán hàng và những công việc thực tế đang cần quản lý.

Lời kết

Phần mềm quản lý bán hàng giúp người bán theo dõi đơn hàng, hàng hóa, tồn kho, khách hàng và doanh thu trên cùng một hệ thống.

Khi số lượng sản phẩm và giao dịch tăng lên, phần mềm có thể giúp giảm bớt thao tác ghi chép, đồng thời giúp người bán dễ kiểm tra số liệu và theo dõi hoạt động bán hàng hơn.

Trước khi lựa chọn, nên xác định rõ mô hình kinh doanh và những công việc đang cần quản lý. Một phần mềm phù hợp không nhất thiết phải có nhiều tính năng nhất, mà quan trọng là đáp ứng được nhu cầu sử dụng thực tế của cửa hàng.

Nếu đang tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn theo nhu cầu sử dụng thực tế.